1.    Convocation d’assemblée générale de copropriété : qui est compétent ?

En principe, l’assemblée générale de copropriété est convoquée par le syndic. Il est tenu d’organiser au moins une assemblée générale par an (art. 7 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967). 

Dans certains cas, prévus par le décret du 17 mars 1967 (art. 8), la convocation d’assemblée générale peut être émise par :

• le président du conseil syndical, si la tenue d’une assemblée générale est demandée au syndic par le conseil syndical ou par plusieurs copropriétaires (qui représentent au moins ¼ de l’ensemble des voix) et après mise en demeure du syndic restée sans suite plus de 8 jours ;
• tout copropriétaire, s’il n’existe pas de conseil syndical ou s’il ne convoque pas l’assemblée générale malgré l’expiration du délai de 8 jours.

Enfin, tout copropriétaire peut demander au Syndic de convoquer une assemblée générale de copropriété, ne concernant que ses droits ou obligations. Cette convocation, prévue par les articles 17-1 AA de la loi de 1965 et 8-1 du décret, sera faite à ses frais.

2.    Convocation d’assemblée générale de copropriété : quel délai ?

L’assemblée générale doit être convoquée au moins 1 fois par an, dans un délai de 6 mois à compter du dernier jour de l’exercice comptable précédent (art. 14-1 de la loi n° 65-557 du 19 juillet 1965). La convocation annuelle de l’assemblée générale répond à la nécessité de voter, pour chaque exercice, le budget prévisionnel.

En principe, la convocation d’assemblée générale de copropriété doit être notifiée au moins 21 jours avant la date de la réunion (art. 9 du décret). Ce délai est d’ordre public. Cela signifie qu’en cas de non-respect, l’assemblée générale peut être annulée.

 Attention, ce délai peut être :

• plus court, en cas d’urgence ;
• plus long, si le règlement de copropriété le prévoit.

3.    Convocation d’assemblée générale de copropriété : quel formalisme ?

Plusieurs éléments doivent obligatoirement figurer sur la convocation d’assemblée générale de copropriété (art. 9 du décret) :

• les lieu, date et heure de la réunion ;
• l’ordre du jour, en précisant les questions soumises à la délibération de l’assemblée ;
• les lieu, date et heures de consultation des justificatifs des charges.

Plusieurs documents doivent également être joints à la convocation :

• le formulaire de vote par correspondance ;
• et, selon les situations, d’autres documents peuvent être nécessaires, notamment : des devis (art. 24-5 de la loi du 19 juillet 1965), des notes d'information (art. 24-9, al. 3 de la loi), ou encore un projet de contrat de syndic (art. 21, al. 5 de la loi).

L’absence de ces documents obligatoires peut entraîner, dans certains cas, l’annulation des décisions prises lors de l’assemblée générale.

Le syndic doit également indiquer, par voie d’affichage et dans un délai raisonnable, la date de la prochaine assemblée ainsi que la possibilité de solliciter l’inscription d’une ou plusieurs questions à l’ordre du jour.

4.    Convocation d’assemblée générale de copropriété : comment procéder ?

La convocation d’assemblée générale de copropriété doit être notifiée à ses destinataires, au choix :

• par lettre recommandée avec avis de réception (art. 64 du décret) ;
• par remise contre récépissé ou émargement (art. 64 du décret) ;
• par lettre recommandée électronique (art. 64-2 et suiv. du décret).

Attention, le destinataire de la convocation d’assemblée générale sera, en fonction des cas :

• le propriétaire personne physique ;
• le mandataire commun de l’indivision ;
• le représentant légal de la société propriétaire du lot (à noter que pour les sociétés d’attribution, tous les associés doivent être convoqués) ;
• le nu-propriétaire en cas de démembrement de propriété ;
• libellée au nom des deux époux, propriétaires d’un même lot : il faudra alors mentionner « Madame et Monsieur » (Civ. 3^ème, 23 mai 2007, 06-14.974) ou « Madame ou Monsieur » (Civ. 3^ème, 19 déc. 2007, n°07-13.703).

Vous êtes chargés de convoquer une assemblée générale de copropriété ? Vous êtes copropriétaire et vous souhaitez savoir si la convocation que vous avez reçue est valable ? Le cabinet KALIS se tient à votre disposition pour toute question liée à la convocation d’assemblée générale de copropriété.